Witam serdecznie, drodzy Przedsiębiorcy!
Z perspektywy doradcy podatkowego z kancelarii BPS w Lublinie wiem, że wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) budzi wiele pytań. Jednym z najczęstszych dylematów jest to, co zrobić, gdy wystawimy fakturę, a w niej znajdzie się błąd. Dziś, 30 czerwca 2026 roku, rozwiewamy wątpliwości dotyczące postępowania z błędną fakturą w KSeF.
Dwie drogi postępowania z błędną fakturą w KSeF
W systemie KSeF nie ma możliwości fizycznego usunięcia czy "skasowania" faktury, która została już wysłana. Zamiast tego, przepisy przewidują dwa główne scenariusze naprawy błędu. Wybór odpowiedniej ścieżki zależy od tego, czy faktura została już wysłana do systemu, czy też nie.
- Faktura jeszcze nie wysłana do KSeF: Jeśli dopiero przygotowujesz fakturę w swoim systemie i nie nadałeś jej jeszcze numeru KSeF (czyli nie została przesłana do systemu), możesz ją po prostu poprawić lub usunąć lokalnie. To najprostsza sytuacja.
- Faktura już wysłana do KSeF: Gdy faktura trafi już do systemu i uzyska status "Faktura", nie można jej już anulować w tradycyjnym rozumieniu. W takim przypadku konieczne jest wystawienie faktury korygującej, która również musi trafić do KSeF.
Jakie błędy można poprawić fakturą korygującą?
Faktura korygująca w KSeF służy do poprawienia wszelkich błędów merytorycznych, które mają wpływ na treść pierwotnego dokumentu. Może to dotyczyć zarówno danych nabywcy, jak i samej wartości transakcji. Warto pamiętać, że faktura korygująca jest samodzielnym dokumentem w systemie i posiada własny, unikalny numer KSeF.
Co jednak zrobić, gdy faktura została wysłana przez pomyłkę, np. do niewłaściwego kontrahenta lub z błędną stawką VAT? W takiej sytuacji również wystawiamy fakturę korygującą. W przypadku faktury, która nie powinna w ogóle zaistnieć (np. wystawiona omyłkowo), korekta może przyjąć postać faktury korygującej "do zera", czyli anulującej całą wartość transakcji.
Praktyczna rada na koniec
Pamiętaj, że kluczowe jest szybkie działanie. Im szybciej zareagujesz na błąd i wystawisz fakturę korygującą, tym mniejsze ryzyko komplikacji. Zawsze dokładnie weryfikuj dane przed wysłaniem faktury do KSeF. W razie wątpliwości, skontaktuj się z nami w kancelarii BPS w Lublinie – pomożemy Ci przejść przez ten proces bezboleśnie.